کاربرگ حسابداری چیست؟ و انواع آن
زمانی که اطلاعات حسابداری جمع آوری میشوند، اگر به صورت دقیق و صحیح دسته بندی و ثبت نشوند، احتمال بروز خطا در صورت های مالی بیشتر میشود. امروزه در تمامی شرکتها و سازمانها، حسابداران قبل از بستن حساب ها و تهیه صورت های مالی، ابتدا اصلاحات و اطلاعات مربوطه را در فرمی به صورت پیش نویس وارد میکنند تا از صحت اطلاعات و کار خود مطمئن شوند. این فرمهای پیشنویس که به آنها کاربرگ حسابداری گفته میشود، ابزارهایی هستند که به حسابداران کمک میکنند تا از دقت و بهروز بودن اطلاعاتشان اطمینان حاصل کنند.
کاربرگ حسابداری چیست؟
کاربرگ حسابداری به طور کلی یک فرم پیش نویس است که شامل چندین ستون میشود. تعداد و نوع این ستونها بسته به نیاز شرکت متفاوت است و اطلاعات حسابداری در این ستونها قرار میگیرد. ستونهای اصلی این کاربرگ شامل نام حسابها، تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح شده، سود و زیان، و ترازنامه است. این کاربرگ جایگزین صورتهای مالی نیست و به عنوان یک ابزار کمکی برای حسابداران محسوب میشود تا مغایرتها و اشتباهات احتمالی در صورت های مالی را بررسی کنند. این فرمها به طور معمول با مداد تکمیل میشوند تا هر گونه اشتباه پیش از تهیه صورتهای مالی پایان دوره در آن اصلاح شود.
برای تهیه کاربرگ حسابداری، مراحل زیر را دنبال کنید:
۱.تهیه درجه بندی حساب ها و مانده حساب ها: در ابتدا، لیستی از حساب ها و مانده حساب ها باید تهیه شود. این لیست شامل دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه ها است.
۲.تهیه تراز آزمایشی: موجودی حساب ها در دفتر کل به ستون های بدهکار و بستانکار منتقل میشود. هدف از ستون تراز آزمایشی اثبات برابر بودن جمع ستون های بدهکار و بستانکار است.
۳.ثبت اصلاحات: برای اصلاحات ثبت دفاتر، ثبت های اصلاحی که به همان ترتیبی که در دفتر روزنامه ثبت میشوند، در ستون اصلاحات درج میشوند. جمع ستون های بدهکار و بستانکار در این ستون نیز باید با هم برابر باشند.
۴.تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده: ارقام مندرج در ستون های تراز آزمایشی و اصلاحات به صورت افقی با یکدیگر جمع میشوند و در ستون تراز آزمایشی اصلاح شده درج میشوند. با توجه به مثبت یا منفی بودن حاصل جمع، این اعداد در ستون بدهکار و بستانکار قرار میگیرند.
۵.محاسبه سود و زیان: این ستون مخصوص به دست آوردن سود و زیان حساب است. در قسمت بدهکار، جمع مانده حساب های هزینهها و در قسمت بستانکار، جمع مانده حساب های درآمدها از ستون تراز اصلاح شده قرار میگیرد.
۶.تهیه ترازنامه: در این ستون، اطلاعات مربوط به دارایی ها و بدهی ها در قسمت بدهکار و بستانکار قرار میگیرد. مجموع برداشت و داراییها نیز زیر هر ستون ثبت میشود.
۷.بررسی و تصحیح: باید مطمئن شد که همه مانده حسابها از تراز آزمایشی اصلاح شده به ستون های سود و زیان و ترازنامه داده شدهاند. سپس ستون های سود و زیان و ترازنامه با هم جمع میشوند و با جمع جبری بدهکار و بستانکارها سود و زیان کلی به دست میآید.
انواع کاربرگ های حسابداری به شرح زیر هستند:
۱.کاربرگ حسابداری عمومی: برای برنامه ریزی امور حسابداری استفاده میشود و شامل نمونه هایی مانند کاربرگ برنامه ریزی حسابداری، پرسش نامه کنترل گرهای داخلی، قرارداد حسابرسی، بودجه زمانی و یادداشت نکتهها میشود.
۲.کاربرگ حسابداری نهایی: مشتمل بر مانده سال جاری و سال قبل از حسابهای دفتر کل و ستونهای اصلاح پیشنهادی است و تمامی کاربرگهای پرونده مالی را کنترل و خلاصه میکند.
۳. کاربرگ حسابداری اصلی: به عنوان جزء عمده صورتهای مالی و برای ترکیب حسابهای مشابه دفتر کل استفاده میشود و جمع هر یک از این کاربرگها به کاربرگ حسابداری نهایی منتقل میشود.
۴.کاربرگ اصلاحات پیشنهادی: برای متعادل سازی طبقه بندی و اصلاحات مهم در صورتهای مالی طراحی شده است و فقط برای ارائه صورت مالی مؤثر است.
۵.کاربرگ حسابداری تفصیلی: جزئیات یک حساب دارایی یا بدهی را نشان میدهد و به عنوان کاربرگ فوری استفاده میشود.
۶.کاربرگ تجزیه و تحلیل: برای حسابرسی حسابهای کم گردش استفاده میشود و تغییرات یک دوره از یک دفتر کل را به دست میآورد.
۷.کاربرگ محاسباتی: اطلاعات مربوط به حسابها را با مدارک حسابداری مطابقت میدهد و برای راستی آزمایی برخی دادههای خاص مورد استفاده قرار میگیرد.
۸.کاربرگ صورت مغایرت: برای بررسی مغایرتها و تضادها در حسابها استفاده میشود و مواردی مانند تطبیق ماندههای دریافتی با تأییدیههای مشتری را بررسی میکند.