تنخواه چیست؟ تنخواه دار کیست؟
با رشد و توسعه بنگاههای اقتصادی در چند دهه اخیر و افزایش هزینههای روزمره، استفاده از تنخواه به راهکاری مؤثر برای مدیریت هزینههای جزئی و روزمره تبدیل شده است. هر یک از فعالیتهای این بنگاهها هزینههای مختلفی را به همراه دارد که در مجموع به رقم قابل توجهی میرسد. این موضوع مدیریت هزینهها را به یکی از دغدغههای اصلی بنگاهها تبدیل کرده است.
از سوی دیگر، پرداخت این هزینهها معمولاً نیازمند طی کردن فرآیندهای اداری متعددی است که وقت زیادی از شرکتها میگیرد. به عنوان مثال، برای خرید لوازم اداری، علاوه بر هزینه کالا، هزینه حمل و نقل نیز باید پرداخت شود. انجام هر یک از این پرداختها و فرآیندهای اداری، زمان و هزینه زیادی را برای شرکتها به همراه دارد.
تنخواه ؛ راهحلی برای هزینههای روزمره
در شرکت های بزرگ، برای کاهش تعداد فاکتورهای مالی و مدیریت بهتر هزینه های کوچک، از روشی به نام “تنخواه” استفاده میشود.
تنخواه گردان یک مبلغ نقدی کوچک است که واحد مالی شرکت در اختیار برخی از کارکنان قرار میدهد تا هزینههای جزئی و روزمره را پرداخت کنند. به زبان ساده، تنخواه مثل یک “پول تو جیبی” است که به کارکنان داده میشود تا برای پرداختهای کوچک، نیاز به تأییدیه های پیچیده نداشته باشند.
برای مثال، یکی از کارکنان مسئول ارسال بستههای پستی است. به جای اینکه هر بار برای پرداخت هزینه پست تأیید بگیرد، مبلغی به عنوان تنخواه به او داده میشود تا بتواند بدون معطلی و دردسر این هزینهها را بپردازد.
مدیریت و شفافیت در استفاده از تنخواه
مبلغ تنخواه باید بر اساس برآورد منطقی از هزینههای پیشبینی شده تعیین شود. همچنین، تمام هزینههایی که از این مبلغ پرداخت میشود، باید با اسناد و مدارک ثبت شوند تا حسابهای شرکت شفاف بماند. رسیدها و فاکتورها پس از تأیید مدیر بخش به حسابداری تحویل داده و بایگانی میشوند.
تنخواه دار کیست و چه وظایفی دارد؟
تنخواه دار فردی است که وظیفه مدیریت و پرداخت هزینههای روزمره شرکت از محل تنخواه را بر عهده دارد. این فرد باید مورد اعتماد باشد، چرا که مدیریت نقدینگی و رعایت دقیق مقررات مالی از وظایف کلیدی اوست. در بسیاری از شرکتها، مامور خرید مسئولیت تنخواه داری را نیز بر عهده میگیرد. البته در بنگاه های اقتصادی بزرگ ممکن است هر بخش یک تنخواه دار جداگانه داشته باشد و این نقش به تناوب به کارکنان مختلف واگذار شود.
در موسسات و شرکت های بزرگ، شغل تنخواه داری بسیار حساس و مهم است و افرادی که این وظیفه را به عهده میگیرند باید درست کار و مورد تأیید هیئت مدیره باشند.
وظایف تنخواهدار:
- آگاهی از آییننامه های شرکت: تنخواه دار باید به تمامی قوانین و مقررات مالی شرکت آگاهی داشته باشد تا بتواند پرداختها را مطابق با سیاستهای شرکت انجام دهد.
- دریافت اعتبار مالی: پس از دریافت حواله یا دستور از مدیر مربوطه، تنخواه دار مسئول تهیه کالاها یا خدمات مورد نیاز و انجام عملیات پرداخت است.
- جمعآوری اسناد پرداخت: تمام رسیدها و فاکتورهای مربوط به پرداخت های انجام شده باید توسط تنخواه دار جمعآوری و برای ثبت در امور مالی شرکت تحویل داده شوند.
- دریافت رسید تحویل کالا: پس از تحویل کالا یا خدمت به واحد درخواستکننده، تنخواه دار باید رسید مربوطه را دریافت کند تا اثبات انجام وظایف ثبت شود.
- تحویل اسناد مالی به واحد مالی: پس از انجام پرداختها، اسناد مالی باید به واحد مالی شرکت تحویل داده شود.
- ثبت هزینهها و پرداختها: تمام هزینهها و پرداختها باید در دفاتر تنخواه یا سیستمهای دیجیتال شرکت به صورت مکتوب ثبت و ذخیره شوند.
- بازگرداندن مازاد تنخواه: در پایان سال مالی، اگر از اعتبار تنخواه مبلغی باقی مانده باشد، باید به حساب تعیینشده از سوی امور مالی بازگردانده شود.
- تنظیم صورتجلسه تنخواه: تنخواهدار باید در پایان هر دوره مالی، صورتجلسهای از فعالیتها و هزینههای انجام شده تهیه و تحویل دهد.
- ارائه صورت مالی ماهانه: تنخواهدار وظیفه دارد در پایان هر ماه یا دوره مالی، گزارشی از تمامی پرداختها و هزینههای انجام شده به امور مالی ارائه کند.
این وظایف نشان میدهند که تنخواهدار باید به دقت و با مسئولیت بالا کار خود را انجام دهد تا حسابهای مالی شرکت دقیق و شفاف باقی بماند.
سخن پایانی
تنخواه برای پوشش هزینههای روزمره و اداری شرکتها طراحی شده است که معمولاً مبالغی کوچک و متعدد هستند. برای مدیریت بهتر این هزینهها، فرآیند حسابداری ویژهای در نظر گرفته شده تا بخش حسابداری به صورت مستقیم تحت فشار قرار نگیرد و روند دریافت، تأیید و صدور اسناد مربوط به تنخواه به شکل منظم و کارآمد انجام شود. این سیستم کمک میکند تا پرداختهای جزئی بدون پیچیدگی و با سرعت بیشتری انجام شود، در حالی که همچنان شفافیت مالی حفظ میشود.