سیستم حسابداری چیست؟ و انواع سیستم حسابداری

سیستم حسابداری چیست ؟

سیستم حسابداری به عنوان یک شبکه متصل از اجزاء، جریان تراکنش‌های مالی یک مجموعه را به صورت گزارشی فراهم می‌کند. تعریف سیستم حسابداری شامل تمام فعالیت‌های جمع‌آوری اطلاعات مالی است که پس از پردازش این اطلاعات، گزارش‌هایی به تصمیم‌گیرندگان مجموعه ارائه می‌دهد تا در تصمیم‌گیری‌های مدیران به کار گیرد. این گزارشات می‌توانند از ساختار ساده و خلاصه گرفته شده تا گزارشات پیچیده و جامع باشند.

اهداف سیستم حسابداری

اهداف سیستم حسابداری را می‌توان به دو دسته اصلی تقسیم کرد.

اولین دسته: شامل ارائه گزارشات برای تطابق با قوانین و مقررات مالی است.

دسته دوم: اهداف، ارائه گزارشاتی است که به مدیران و ذینفعان کمک کنند و در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی سودمند باشند.

برای دستیابی به این اهداف، دو نوع فعالیت اصلی، یعنی پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات، ضروری است. پردازش مبادلات از طریق ثبت‌های اساسی حسابداری انجام می‌شود و پردازش اطلاعات حسابداری به واقع ارائه اطلاعات مرتبط با موقعیت مالی موسسه می‌پردازد.

وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:

۱.جمع آوری و ذخیره سازی اطلاعات:

جمع آوری و ذخیره سازی اطلاعات مرتبط با تمامی فعالیت‌های یک سازمان به گونه‌ای که امکان بررسی و بررسی آسان فراهم شود.

۲.پردازش داده و ارائه گزارشات:

پردازش داده‌ها به منظور تولید گزارشات حاوی اطلاعات مفید برای جلب تصمیم‌ گیری مدیران با هدف بهبود کیفیت و بازده کل مجموعه.

۳. طراحی کنترل‌های داخلی:

ایجاد کنترل‌های داخلی کافی به منظور مراقبت از سرمایه مجموعه، شامل تمام اطلاعات و مدارک مرتبط.

۴. فلوچارت سیستم اطلاعاتی حسابداری:

تصویر پایین چارت بین المللی سیستم حسابداری Accounting system را نمایش می‌دهد، که به طور خلاصه عملکرد سیستم حسابداری را به تصویر می‌کشد.

کاربردهای سیستم‌های اطلاعات حسابداری را می‌توان در دو دسته زیر خلاصه کرد:

۱.بهبود بهره‌وری:

با بهره‌گیری از سیستم‌های اطلاعاتی، دقت و سرعت در انجام کارها افزایش می‌یابد.
امکان انجام کارها به صورت ساده‌تر و با بهره‌گیری از فناوری های نوین، کلیه فعالیت‌های حسابداری به بهترین نحو انجام می‌شود.
بهبود بهره‌وری در کل سازمان ایجاد می‌شود.

۲.بهبود اثربخشی:

ارائه دقیق و به موقع داده‌ها به کمک سیستم‌های اطلاعاتی، امکان اتخاذ تصمیمات موثرتر را فراهم می‌کند.
کاهش زمان مورد نیاز برای انجام وظایف حسابداری و ارائه اطلاعات، به افزایش اثربخشی افراد و سازمان منجر می‌شود.
بهبود در عملکرد حسابداران و تصمیم‌گیران از طریق افزایش دقت و قابلیت دسترسی به اطلاعات مورد نیاز.

سیستم‌های حسابداری بر اساس نوع عملکردی به سه دسته مختلف تقسیم می‌شوند:

۱. عملکرد اطلاعاتی:

– مهمترین عملکرد، جمع‌آوری اطلاعات مالی زیرمجموعه عملکرد اطلاعاتی را تشکیل می‌دهد.
– این عملکرد به عنوان پایه اصلی برای شروع عملیات سیستم حسابداری عمل می‌کند.

۲. عملکرد کنترلی:

– در عملکرد کنترلی، مدیران از اطلاعات جمع‌آوری شده در سیستم اطلاعاتی برای برنامه‌ریزی و پیشبرد سازمان استفاده می‌کنند.
– این عملکرد به ارائه ابزارها و اطلاعاتی جهت نظارت و کنترل بر عملکرد سازمان کمک می‌کند.

۳. عملکرد خدماتی:

– عملکرد خدماتی به تعهدات کارکنان، کارفرمایان، یا حتی تعهدات دو مجموعه نسبت به یکدیگر مرتبط است.
– در هنگام انجام معامله، تعهدات هر طرف را نشان می‌دهد و این تعهدات نوعی سیستم حسابداری با عملکرد خدماتی را شکل می‌دهند.

سیستم حسابداری:

استقرار سیستم حسابداری نیازمند تخصص و اطلاعات فنی قوی در زمینه اصول اجرایی سیستم است. عدم استقرار به درستی ممکن است منجر به خطاها و خسارات غیرقابل جبران شود. برای حفظ استحکام و عملکرد موثر مجموعه، توصیه می‌شود که از ابتدای پروژه از خدمات تخصصی سیستم حسابداری بهره‌مند شوید. این اقدام کمک می‌کند تا سیستم با بهترین شکل ممکن پیاده سازی شود و هرگونه مشکلات احتمالی از پیش‌بینی شده و رفع گردد، از جمله اقداماتی که به حفظ موقعیت موسسه کمک می‌کند.

عوامل سیستم حسابداری شامل سه دسته میباشد که در ادامه توضیحات آن ها را داده ایم.

۱. کارکنان:
کارکنان، به عنوان کاربران اصلی سیستم حسابداری، در جمع‌آوری، پردازش، و استفاده از اطلاعات حسابداری نقش دارند.

۲. روش‌ها و دستورالعمل‌ها:
تمامی فرآیندهای جمع‌آوری و ذخیره داده‌های مالی از طریق روش‌ها و دستورالعمل‌ها انجام می‌شود.

۳. نرم‌افزار:
برنامه‌های پردازش داده، نقش مهمی در پردازش و تحلیل اطلاعات حسابداری ایفا می‌کنند.

۴. داده‌ها:
داده‌های ورودی به سیستم حاوی اطلاعات اولیه مانند فاکتورهای خرید و فروش، رسیدهای پرداخت و دریافت می‌باشند.

۵. زیرساخت فناوری اطلاعات:
سخت‌افزارهای مورد استفاده برای پردازش داده‌ها و اجرای سیستم حسابداری.

۶. کنترل‌های داخلی و اقدامات امنیتی:
این عامل نقش اساسی در حفظ امانت داده‌ها و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز دارد.

عملیات انجام گرفته در یک سیستم حسابداری:

عملیات انجام گرفته در یک سیستم حسابداری به سه بخش تقسیم می‌شود:

۱. ورود داده‌ها:
– برای ارائه گزارشات مالی، نیاز به داده‌ها و اطلاعات اولیه مانند فاکتورهای خرید و فروش، رسیدهای پرداخت و دریافت داریم.

۲. پردازش داده‌ها:
– پردازش داده‌ها جهت تبدیل داده‌های ورودی به اطلاعات مفید برای تصمیم‌گیری‌ها و گزارش‌گیری انجام می‌شود. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری در این مرحله بسیار حائز اهمیت است.

۳. خروجی‌ها:
– داده‌های خروجی، نتیجه پردازش داده‌های ورودی را نمایش می‌دهند. این مرحله شامل تایید صحت رویدادهای مالی ثبت شده در سیستم حسابداری است.

نتیجه:

سیستم حسابداری با تأثیرگذاری کارکنان، روش‌ها، نرم‌افزار، داده‌ها، زیرساخت فناوری اطلاعات، و کنترل‌ها، به تبدیل داده‌های ورودی به اطلاعات مفید می‌پردازد. پردازش داده‌ها نتیجه تصمیم‌گیری‌ها و تایید رویدادهای مالی را به ما نشان می‌دهد. استقرار سیستم حسابداری، نیازمند طراحی دقیق و اجرای اصولی است تا به سازمان‌ها در بهبود کارکرد و اتخاذ تصمیمات موثر کمک کند.