اکسل برای چه کارهایی مناسب نیست؟

اکسل برای چه کارهایی مناسب نیست؟

نرم افزار اکسل با وجود امکانات بیشمار مانند محاسبه، آنالیز ، برای کارهای با پایگاه داده ها و مسائل پیچیده ساخته نشده است و نمیتواند تمام نیازهای شما را پاسخگو باشد، اکسل نرم افزاری است که امکان پردازش  را دارد اما دارای محدودیت های است، مثلا ممکن است نتواند فرمول های پیچیده را باز کرده و باید با فرمت دیگری از آن استفاده کنید اما در مجموع بهتر است به فکر جایگزینی بهتر به جای اکسل باشید.

در چه صورتی به فکر جایگزین اکسل باشیم؟

پایگاه داده‌های عظیم

اکسل برای چه کارهایی مناسب نیست؟ در صورتی که مهارت کافی کار با کامپیوتر نداشته باشید تصور شما از امکانات گوگل شیتز یا اکسل تنها امکان ذخیره اطلاعات باشد! اما باید بدانید جدیدترین نسخه های اکسل دارای ۱۶،۳۸۴ ستون و ۱،۰۴۸،۵۷۶ سطر دارند که در‌ مجموع تعداد سلول‌ها را به ۱۷،۱۷۹،۸۶۹،۱۸۴ هستند، با وجود انجام چنین امکاناتی و ذخیره داده ها کامپیوتر باید تمام داده اکسل را اجرا کند و همین ممکن است باعث کند شدن سرعت سیستم شما شود، اما در صورتی که سطر در در حدود صد یا هزار سطر مشکلی برای سیستم شما مشکلی نخواهد داشت بلکه با افزایش اطلاعات ممکن است کامپیوتر شما کند شود.

ممکن است اطلاعات شما سال هاست که در حال تجزیه و تحلیل در کامپیوتر شما هستند یا کاربران زیادی از سیستم استفاده میکنند و برای بارگیری این حجم از اطلاعات کامپیوتر قدرتمند نیز شاید پاسخ گو نباشد، مایکروسافت برای بازکردن تمام داده ها باید همه آن ها را بارگیری کند، هر چند اکسل ابزاری مفید برای تجزیه و تحلیل داده هاست. برای ذخیره سازی اطلاعات از نرم افزار یا پایگاه داده اختصاصی استفاده کنید، اینگونه نرم افزارها امکانات  زیادی برای تحلیل داده ها خواهند داشت، به عنوان مثال شما میتوانید از نرم افزار های دیگری مانند مایکروسافت اکسس  یا LibreOffice Base استفاده کنید.

تحلیل داده‌ای پیچیده

نرم افزار اکسل از فرمول های بسیار گسترده برخوردار میباشد که کارایی های زیادی دارند، ساده ترین آنها فرمول مانند جمع و تفریق تا توابع پیچیده مثل ارزش خالص کنونی (net present value یا محاسبه ارزش زمانی پول) و پیش‌ بینی (forecast یا محاسبه ارزش‌های ‌آینده) را دربر دارد. اما اگر از توابع پیچیده و متعدد استفاده میکنید بهتر است از نرم افزار تخصصی در این زمینه استفاده کنید، اگر متغیرهای فرمولی مبتنی‌ بر داده‌های خام باشند، اکسل ابزار بر جسته‌ای است؛ اما اگر توابع مبتنی‌ بر سلول‌های فرمولی هستند، بهتر است از ابزار تحلیل اختصاصی استفاده کنید.

ممکن است صفحات گسترده به فرمول های متعدد وابسته باشند و لایه های اضافه از پیچیدگی  باعث میشوند تا خطاها کشف شدنی نباشند، اگر فرمول های شما سه خطی و طولانی باشند در صورت پیدا کردن خطا نتوان علت آن را بررسی کرد، به همین دلیل بهتر است به جای اکسل از نرم افزار برنامه نویسی پایتون کمک بگیرید، برای یادگیری پایتون میتوانید از منابع رایگان در اینترنت استفاده کنید، اگر هم تمایلی به یادگرفتن و استفاده از پایتون ندارید از ابزارهای تخصصی تحلیل داده ها استفاده کنید.

مدیریت پروژه

فرم‌ها

اکسل به دلیل انواع قابلیت های که دارد میتواند از آن به عنوان فرم نیز استفاده کرد، مثلا شما میتوانید از آن برای ثبت نام میهمانان استفاده کنید، استفاده از نرم افزار اکسل برای فرم گزینه خوبی است، زیر شما میتوانید داده های آن را تحلیل کنید، اما با این استفاده از اکسل دارای معایبی است که در ادامه اشاره خواهیم کرد:

• شما کنترلی رو داده ها و اطلاعات ندارید و هر کسی میتواند اطلاعات را نادرست ثبت کند، هیچ استاندارد سازی ندارد مثلا شخصی میتواند New York جدا نوشته و شخص دیگری از مخفف آن NY استفاده کند.
• اگر سایت های زیادی داشته باشید پس از مدتی دیتا ست های زیادی خواهید داشت و یکپارچه کردن آنها زمان بر خواهد بود، این مشکل باعث میشود تا داده ها دوباره کاری شود یا کاربران مجددا اطلاعات را ثبت کنند.
• در صورتی که از صفحه گسترده استفاده میکند هر کسی میتواند به اطلاعات دسترسی داشته باشد و آنها را تغییر دهد در واقع حریم خصوصی داده ای وجود ندارد.
• اگر از اکسل برای ثبت نام آنلاین استفاده میکنید سعی کنید برای پایگاه داده بزرگ جایگزین مناسبی پیدا کنید.

تحلیل داده‌های مالی

وقتی از اکسل برای ردیابی داده‌های مالی استفاده می‌کنید، ممکن است به منابع مختلفی وصل شوید. این منابع می‌توانند فایل‌های دیگر اکسل و پایگاه‌‌های داده‌ آنلاین و حتی وب‌ سایت‌های مالی باشند. با‌ این‌حال با اضافه‌ کردن این موارد، احتمال بروز خطا یا رسیدن به اطلاعات منسوخ هم افزایش می‌یابد.

استفاده از نرم‌ افزار اختصاصی

در واقع نرم افزار اکسل ابزاری مناسب برای مجموع داده های کوچک است و اگر کسب و کار شما رشد کند و مقیاس کارتان بزرگتر شود باید از نرم افزاری اختصاصی برای ادامه کارتان بهره بگیرید، استفاده از نرم افزار اختصاصی در افزایش سرعت و دقت ، بهینه بودن اطلاعات کمک زیادی خواهد کرد، شاید این نرم افزارها به زمان و پول نیاز داشته باشند اما در دراز مدذت به سود خوبی خواهید رسید.